Politique de confidentialité de la Fondation Elis

Dans le cadre du RGPD (Règlement général sur la protection des données) de l’Union Européenne, UE 2016/679, la Fondation d’entreprise Elis, en tant que responsable de traitement, a mis en place une procédure pour protéger les données personnelles des personnes concernées. La Fondation d’entreprise Elis (ci-après "la Fondation", "nous", "notre" ou "nos") est déterminée à respecter et à protéger la confidentialité des informations personnelles des candidats et bénéficiaires.

Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles. 

En utilisant nos services, en vous inscrivant à nos programmes de bourses ou en interagissant avec notre fondation, vous acceptez les termes et conditions décrits dans cette politique.

I - Qu'est-ce qu'une donnée à caractère personnel ? 

Les « données à caractère personnel » désignent toute information susceptible de vous identifier directement (par ex., votre nom) ou indirectement (par ex., par le biais de données pseudonymisées tel qu’un identifiant unique). Cela signifie que les données à caractère personnel incluent des informations telles que des adresses de messagerie, noms d’utilisateur, des contenus générés par des utilisateurs, le sexe, l’adresse, la fonction. Les données à caractère personnel sont également susceptibles d’inclure des identifiants numériques uniques comme l’adresse IP de votre ordinateur ou l’adresse MAC de votre appareil mobile, ainsi que des cookies.

II- Quelles données à caractère personnel collectons-nous de vous, auprès de vous, comment les utilisons-nous et combien de temps les conservons-nous ? 

1. Informations collectées

Nous collectons des informations personnelles lorsque vous :

• Remplissez des formulaires papiers ou en ligne sur le site Elis pour poser votre candidature ou demander des informations sur nos bourses.
• Interagissez avec le Site Web Elis.
• Nous contactez par email, téléphone ou autres moyens de communication. 

Les informations personnelles que nous collectons peuvent inclure : 

• Identité : nom, prénom, date de naissance, sexe.
• Coordonnées : adresse postale, adresse email, numéro de téléphone.
• Informations académiques : parcours scolaire, résultats, lettres de recommandation, CV. Situation familiale, nombre de frère et sœur, nombre de personne dans le foyer fiscal.
• Informations financières : situation économique (est demandé le dernier avis d’imposition du responsable légal), bourse d'études précédente ou en cours de sollicitation.
• Données de paiement : coordonnées bancaires.
• Informations de connexion : adresse IP, type de navigateur, pages visitées sur notre site web.

2. Utilisation des informations collectées

Nous utilisons vos données personnelles dans les buts suivants : 

• Gestion des candidatures : pour traiter et examiner vos demandes de bourse d'études et de parrainage.
• Communication : pour vous informer sur l'avancement de votre candidature, vous envoyer des mises à jour importantes ou répondre à vos demandes.
• Mettre en relation l’étudiant bénéficiaire avec le Parrain ou la marraine.
• Amélioration de nos services : pour analyser l'utilisation de notre site web et améliorer l’expérience utilisateur.
• Conformité légale : pour respecter nos obligations légales et fiscales en matière de gestion des bourses.

3. Partage des informations

La Fondation d’entreprise Elis est le responsable de traitement des données transmises. Nous vous informons que les données vous concernant seront traitées de façon confidentielle. La Fondation d’entreprise Elis, située en France, est destinataire des données recueillies. 

Nous ne vendons, n’échangeons ni ne louons vos informations personnelles à des tiers. 
Cependant, vos informations peuvent être partagées dans les cas suivants : 

• Partenaires et prestataires de services : Nous pouvons partager vos informations avec des partenaires et des prestataires de services tiers situés dans l’Union Européenne ou dans un pays offrant des garanties adéquates qui nous aident à gérer nos programmes d’accompagnement des bénéficiaires de la Fondation, à traiter les paiements ou à administrer nos systèmes.
• Obligations légales : Nous pouvons divulguer vos informations personnelles si la loi l'exige ou si cela est nécessaire pour protéger nos droits, la sécurité de nos bénéficiaires ou d'autres parties. 

La Fondation d’entreprise Elis exige de manière stricte de ses prestataires techniques qu’ils utilisent vos données personnelles uniquement pour gérer les services qu’Elis Services leur demande de fournir. La Fondation d’entreprise Elis demande également à ces prestataires de toujours agir en conformité avec les lois applicables en matière de protection de données personnelles et d’accorder une attention particulière à la confidentialité de ces données.

4. Sécurité des informations 

La Fondation d’entreprise Elis prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données personnelles et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Combien de temps conservons-nous ces données à caractère personnel ?

Les données personnelles des candidats non-retenus

Ces données sont conservées pendant tout le temps de la procédure de sélection jusqu’à fin novembre de l’année de candidature.

Les candidats pouvant contester les décisions du comité de sélection jusqu’à cette date. 

Puis, les données personnelles sont supprimées à savoir : numéro de téléphone, email, adresse, dossier complet, bourse du CROUS, montant de la bourse CROUS, situation familiale, Composition foyer, Nombre de personnes dans le foyer, Revenu du foyer, Revenus fiscaux globaux, Ratio revenus/ nombre de personnes dans le foyer et le nombre de personnes travaillant dans le foyer. 

Les données suivantes sont conservées à des fins de suivi statistique historique : Genre, Ville, BAC (spécialités), Comment avez-vous entendu parler de la Fondation, Nom du lycée actuel, Moyenne du 1er trimestre, Moyenne du 2e trimestre, Moyenne des 2 premiers trimestres confondus, Potentielle moyenne au bac, Etudes souhaitée, Localisation foyer, Localisation études, Autres bourses demandées (la/lesquelles), Retour des autres Fondations (OUI/NON). 
Afin d’anonymiser les données « Nom » et « Prénom », nous les remplacerons par des numéros allant de 1 à X. 

Par ailleurs, l’ensemble des échanges mails, les dossiers papiers et les informations stockées des candidats non retenus seront supprimés le 30 novembre de l’année de candidature. 

Les données personnelles des candidats retenus

Les données personnelles sont retenues pendant toute la période d’accompagnement et de soutien de ces personnes.

Les règles de suppression et d’anonymisation des données personnelles des candidats non retenus seront appliquées aux données personnelles des candidats sélectionnés au 30 novembre de l’année de fin de l’accompagnement, à l’exception des noms, prénoms et adresse mail qui seront conservés 5 ans dans le fichier des Alumnis de la fondation à des fins de communication sur les activités de la fondation. A l’issue des 5 ans, il sera demandé aux Alumnis leur accord pour conserver ces données pour une nouvelle période de 5 ans.

Les Alumnis pourront s’opposer à tout moment à la conservation de leurs données personnelles en envoyant un mail à la fondation. 

III – Comment exercer vos droits ? 

Conformément à la réglementation en vigueur, vous bénéficiez d'un droit d’accès, d’opposition, de rectification et de suppression aux informations qui vous concernent. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

En application du règlement 2016/679 du 27 avril 2016, toute personne physique peut exercer son droit à la limitation du traitement, à l’effacement et à la portabilité de ses données. 

Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter (voir la section "Comment nous contacter” ci-dessous). Dans ce cas, nous disposons d’un délai d’un mois pour vous répondre. 
Nous utilisons des cookies et d'autres technologies de suivi pour améliorer l'expérience sur notre site web, analyser l’utilisation de nos services et personnaliser le contenu. Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies via les paramètres de votre navigateur.

IV - Comment nous contacter ? 

Si vous avez des questions ou des remarques sur la manière dont nous traitons et utilisons vos données à caractère personnel, ou si vous souhaitez exercer l’un quelconque de vos droits mentionnés ci-dessus, veuillez nous contacter à l’adresse électronique suivante dpo.france@elis.com ou nous écrire à l’adresse suivante ELIS SERVICES – DPO – 5 Boulevard Louis Loucheur - 92210 Saint-Cloud, France. Votre demande doit être signée et accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant votre signature et préciser l’adresse à laquelle doit vous parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande. 

En cas de réponse non satisfaisante, la personne concernée a la faculté de saisir la CNIL. 

Dispositions particulières pour la France 

Nous vous rappelons que conformément aux dispositions de l’article 40-1 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978, vous disposez du droit de formuler des directives générales (auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL) ou particulières (auprès du responsable de traitement) relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès. 

V - Mise à jour de la politique de confidentialité

La Fondation d’entreprise Elis se réserve le droit de mettre à jour sa politique de confidentialité notamment en cas d’évolution du cadre législatif. Nous vous encourageons à de consulter régulièrement ce document, dont l’accès est disponible sur notre site web, pour être informé de tout changement éventuels dans la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.